Wat is een onkostennota?

Een onkostennota is een document waarmee je een zakelijke kost registreert die je zelf hebt voorgeschoten.

Bijvoorbeeld: je koopt materiaal voor je onderneming, betaalt een zakelijke verplaatsing of schiet een kleine bedrijfskost privé voor.

De onkostennota zorgt ervoor dat duidelijk is welke kost je hebt gemaakt, wanneer, waarvoor en voor welk bedrag.

Wanneer gebruik je een onkostennota?

Een onkostennota kan nuttig zijn wanneer je een zakelijke uitgave zelf hebt betaald en deze vervolgens via je onderneming wilt verwerken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een zakelijke verplaatsing;
• parkeerkosten;
• kleine aankopen voor je onderneming;
• een zakelijke maaltijd, wanneer die fiscaal in aanmerking komt;
• andere beroepskosten die je privé hebt voorgeschoten.

Het is belangrijk om het betalingsbewijs of de bijhorende documenten goed te bewaren.

Wat vermeld je op een onkostennota?

Zorg ervoor dat je administratie duidelijk maakt:

• de datum van de uitgave;
• de aard van de kost;
• het bedrag;
• de reden waarom de kost zakelijk is;
• het bijhorende betalingsbewijs;
• eventueel de btw-gegevens wanneer btw van toepassing is.

Een onkostennota is geen vervanging voor een factuur wanneer je volgens de regels wél een factuur nodig hebt. Het juiste bewijsstuk hangt af van de concrete situatie.

Is een onkostennota aftrekbaar?

Niet automatisch.

Een kost moet aan de fiscale voorwaarden voldoen om als beroepskost te kunnen worden ingebracht. Ook voor de btw gelden specifieke regels.

Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar het feit dat je iets voor je zaak hebt betaald, maar ook naar waarvoor je het hebt gekocht en welke bewijsstukken je hebt.

Waarom je onkosten goed bijhouden belangrijk is

Kleine kosten lijken misschien onbelangrijk, maar samen kunnen ze een aanzienlijk bedrag vormen.

Door je onkosten meteen te registreren, vermijd je dat je op het einde van het kwartaal nog moet uitzoeken waar bepaalde betalingen vandaan kwamen.

Een eenvoudige gewoonte: zakelijke kost gemaakt? Meteen registreren, bewijsstuk bewaren en klaar.

Met Zelfboeken.be houd je zelf grip op je administratie en boekhouding, zodat je als ondernemer weet waar je cijfers vandaan komen en je administratie niet hoeft uit te stellen tot het laatste moment.